1. Data Validation là gì?
Data Validation là 1 công cụ trong Excel có thể giúp bạn cố định những dữ liệu ở 1 ô và người sử dụng chỉ có thể nhập được các giá trị đã cố định sẵn ở ô đó mà không thể nhập các dữ liệu hay giá trị khác vào. Data Validation thường hay được sử dụng trong các tờ phiếu, đơn giá, hoặc các giá trị chọn như Nam/Nữ, Đúng/Sai hoặc tên địa điểm để tránh bị nhầm lẫn.
Data Validation trong Excel để làm gì?
- Giúp bạn tạo được những ô dữ liệu xổ xuống.
- Giúp bạn đặt cố định các dữ liệu trong ô Excel.
- Giúp bạn thực hiện chỉnh sửa, nhập dữ liệu nhanh mà không bị sai sót.
2. Cách sử dụng Data Validation trong Excel.
Trong ví dụ minh họa dưới đây giả sử chúng ta có một danh sách bao gồm họ tên, bây giờ chúng ta muốn thêm một cột nguyên quán vào. Các giá trị trong phần nguyên quán được chọn trong một danh sách, không cần phải bấm vào.
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn thiết lập nhập theo danh sách có trước.
Bước 2: Chọn thẻ Data → Data Validation → Data Validation…
Bước 3: Chọn kiểu List và vùng dữ liệu chứa danh sách.
Bước 4: Thiết lập thông báo (nếu muốn).
Bạn có thể thiết lập thông báo khi người dùng bấm vào ô trong vùng nguyên quán, hoặc thông báo khi nhập dữ liệu không đúng. Nếu không thì ngay bước 3 bạn có thể nhấn OK.
3. Nhập thử nghiệm.
4. Cách bỏ định dạng Data Validation trong Excel.
Chọn ô đã được định dạng Data Validation > Nhấn chọn thẻ Data > Ở mục Data Tools > Chọn Data Validation > Nhấn vào Clear All > Nhấn OK.
5. Tổng Kết
Bên cạnh việc dùng Data Validation để nhập liệu từ một danh sách có trước thì người dùng cũng có thể thiết lập về điều kiện nhập liệu trong Validation criteria. Tuỳ vào yêu cầu kiểm soát mà chọn trong danh sách bên dưới Allow. Mặc định ban đầu cho phép nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào vào trong ô (Any value). Để thay đổi theo ý muốn, phải chọn trong danh sách thả xuống của Validation criteria, có các lựa chọn: Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom.
Hạn chế của chức năng List là không tự động tìm đến phần tử cần tìm trong danh sách khi gõ ký tự đầu tiên. Vì vậy, với danh sách nhiều đối tượng việc tìm sẽ mất nhiều thời gian.
